Numéro de la politique : FIN-007-C
Catégorie Gestion financière
Responsable : Vice-présidente – Services de gestion
Entrée en vigueur : 1er mai 2022
Approbation : Présidente-directrice générale
Prochain examen : Octobre 2023
Permettre à Excellence en santé Canada (ESC) de remplir sa mission avec intégrité et dans le respect des plus hautes normes éthiques, notamment par l’absence de conflit d’intérêts et la divulgation de ceux-ci lorsqu’ils ne peuvent être évités.
Aider les mandataires (définition ci-dessous) et les fournisseurs de service (définition ci-dessous) d’ESC, collectivement désignés comme « affiliés », à gérer des situations de conflit d’intérêts réelles, potentielles ou perçues, notamment par les façons de repérer et de déclarer un conflit et le processus de gestion de telles situations.
ESC attend de ses affiliés qu’ils respectent les plus hautes normes d’intégrité et qu’ils évitent des situations où leurs intérêts pourraient entrer en conflit avec ceux d’ESC ou être perçus comme tels. Lorsque les conflits ne peuvent être évités, ils doivent être divulgués rapidement conformément à la présente politique.
On entend par « conflit d’intérêts » toute situation où des considérations financières, professionnelles ou personnelles pourraient compromettre, ou sembler compromettre, le jugement d’un affilié ou d’une autre personne associée à ESC dans l’exercice de ses fonctions; ou qui pourrait être raisonnablement perçue comme pouvant influencer le devoir d’agir dans les intérêts d’ESC de l’affilié ou de l’autre personne.
Les affiliés d’ESC doivent repérer et divulguer tout conflit réel ou perçu à l’écrit (annexe B) au début de la relation, conformément à la procédure (annexe A). Les affiliés doivent aussi annuellement et systématiquement examiner tout conflit réel ou perçu, et ce, même s’ils ne tirent aucun avantage financier de l’activité ou de l’intérêt (annexe C). Les affiliés sont tenus de faire les divulgations requises pour pouvoir entretenir une relation avec ESC.
On ne peut lister exhaustivement toutes les situations susceptibles de mener au conflit d’intérêts, mais voici les circonstances qui peuvent généralement y donner lieu :
ESC évaluera à sa discrétion raisonnable tous les conflits rapportés et déterminera s’ils présentent un risque inacceptable pour les intérêts d’ESC, menaçant de ce fait l’intégrité des obligations de la personne ou de l’entreprise envers ESC. L’évaluation et la détermination d’un risque inacceptable par ESC seront sans appel. L’importance du conflit dépend du poste qu’occupe l’affilié chez ESC et de la nature de l’activité ou de l’intérêt. Ces éléments seront évalués au cas par cas, ce qui souligne l’importance de divulguer régulièrement les conflits potentiels.
Les principes évoqués dans la présente politique sont à titre illustratif. Les affiliés doivent se conformer tant à l’esprit qu’à la lettre de la présente politique.
« Mandataire » s’entend généralement, sans s’y limiter, d’un fournisseur de services, d’un membre d’un comité d’examen du mérite ou de sélection d’ESC, d’un examinateur ou pair évaluateur engagé par l’organisation, d’un bénévole, d’un membre externe d’un comité du conseil d’administration ou d’un membre de tout autre organe que l’organisation pourrait mettre sur pied.
« Fournisseur de service » s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une personne qui a conclu une entente avec ESC et qui a été engagée par l’organisation afin de fournir à celle-ci certains services.
Annexe A – Procédure de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Annexe B – Formulaire de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Annexe C – Attestation et formulaire annuels de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Politique d’approvisionnement