Divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Objectifs
Permettre à Excellence en santé Canada (ESC) de remplir sa mission avec intégrité et dans le respect des plus hautes normes éthiques, notamment par l’absence de conflit d’intérêts et la divulgation de ceux-ci lorsqu’ils ne peuvent être évités.
Aider les mandataires (définition ci-dessous) et les fournisseurs de service (définition ci-dessous) d’ESC, collectivement désignés comme « affiliés », à gérer des situations de conflit d’intérêts réelles, potentielles ou perçues, notamment par les façons de repérer et de déclarer un conflit et le processus de gestion de telles situations.
Politiques
ESC attend de ses affiliés qu’ils respectent les plus hautes normes d’intégrité et qu’ils évitent des situations où leurs intérêts pourraient entrer en conflit avec ceux d’ESC ou être perçus comme tels. Lorsque les conflits ne peuvent être évités, ils doivent être divulgués rapidement conformément à la présente politique.
On entend par « conflit d’intérêts » toute situation où des considérations financières, professionnelles ou personnelles pourraient compromettre, ou sembler compromettre, le jugement d’un affilié ou d’une autre personne associée à ESC dans l’exercice de ses fonctions; ou qui pourrait être raisonnablement perçue comme pouvant influencer le devoir d’agir dans les intérêts d’ESC de l’affilié ou de l’autre personne.
Les affiliés d’ESC doivent repérer et divulguer tout conflit réel ou perçu à l’écrit (annexe B) au début de la relation, conformément à la procédure (annexe A). Les affiliés doivent aussi annuellement et systématiquement examiner tout conflit réel ou perçu, et ce, même s’ils ne tirent aucun avantage financier de l’activité ou de l’intérêt (annexe C). Les affiliés sont tenus de faire les divulgations requises pour pouvoir entretenir une relation avec ESC.
On ne peut lister exhaustivement toutes les situations susceptibles de mener au conflit d’intérêts, mais voici les circonstances qui peuvent généralement y donner lieu :
Lorsque les activités d’un affilié peuvent être perçues comme étant en conflit avec celles d’ESC, qu’il tire ou non un avantage financier de l’activité ou de l’intérêt.
Lorsque les intérêts financiers ou commerciaux réels ou potentiels d’un proche de l’affilié pourraient nuire à la capacité de ce dernier à remplir ses obligations envers ESC.
Lorsqu’un affilié traite ou a le potentiel de traiter avec une entreprise en compétition directe avec ESC ou poursuivant des objectifs contraires aux siens.
Lorsqu’un affilié, pour son bénéfice personnel ou commercial, saisit des occasions et utilise des renseignements qu’il a obtenus grâce à son travail à ESC.
Lorsque la relation d’un affilié avec un membre du personnel ou du conseil d’administration est susceptible de fournir un avantage à cette personne en dehors du cadre de son poste.
Lorsqu’un affilié collabore ou supervise le ou la partenaire ou un proche d’un membre du personnel ou du conseil d’administration d’ESC ou qu’il en est le subordonné.
Lorsqu’un affilié accepte des cadeaux, des paiements, des services ou tout élément ayant une valeur autre que symbolique d’un parti qui espère traiter avec ESC (ex. : fournisseur de biens et de services) dans le but réel ou perçu d’influencer une action ou une décision.
ESC évaluera à sa discrétion raisonnable tous les conflits rapportés et déterminera s’ils présentent un risque inacceptable pour les intérêts d’ESC, menaçant de ce fait l’intégrité des obligations de la personne ou de l’entreprise envers ESC. L’évaluation et la détermination d’un risque inacceptable par ESC seront sans appel. L’importance du conflit dépend du poste qu’occupe l’affilié chez ESC et de la nature de l’activité ou de l’intérêt. Ces éléments seront évalués au cas par cas, ce qui souligne l’importance de divulguer régulièrement les conflits potentiels.
Les principes évoqués dans la présente politique sont à titre illustratif. Les affiliés doivent se conformer tant à l’esprit qu’à la lettre de la présente politique.
Définitions
« Mandataire » s’entend généralement, sans s’y limiter, d’un fournisseur de services, d’un membre d’un comité d’examen du mérite ou de sélection d’ESC, d’un examinateur ou pair évaluateur engagé par l’organisation, d’un bénévole, d’un membre externe d’un comité du conseil d’administration ou d’un membre de tout autre organe que l’organisation pourrait mettre sur pied.
« Fournisseur de service » s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une personne qui a conclu une entente avec ESC et qui a été engagée par l’organisation afin de fournir à celle-ci certains services.
Annexes
Annexe A – Procédure de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Annexe B – Formulaire de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié (docx)
Annexe C – Attestation et formulaire annuels de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Procédure de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
1. Divulgation de conflit d’intérêts
1.1 Les affiliés doivent obligatoirement remplir le formulaire de divulgation de conflit d’intérêts pertinent (annexe B) au début de la relation et le remettre à leur personne responsable pour pouvoir collaborer avec ESC. Les affiliés doivent également remplir et soumettre l’attestation et le formulaire annuels de divulgation de conflit d’intérêts (annexe C) une fois par année et dès qu’un conflit d’intérêts perçu ou réel se présente.
Voici les situations qui s’appliquent à cet énoncé :
Avant de commencer à collaborer avec ESC, rapporter tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu.
Une fois en collaboration avec ESC, avant d’intégrer de nouvelles activités externes ou d’entamer de nouvelles relations, vérifier si cela pourrait occasionner un conflit d’intérêts avec ESC (réel, potentiel ou perçu).
Une fois en collaboration avec ESC, avant d’intégrer une nouvelle activité externe ou d’entamer de nouvelles relations à l’extérieur d’ESC.
Respecter toute décision d’ESC qui déterminerait qu’une activité ou une relation externe constitue une situation de conflit d’intérêts inacceptable.
Reconnaître que le fait de se placer dans une situation de conflit d’intérêts inacceptable sera un motif suffisant pour qu’ESC mette fin à la relation avec l’affilié, et ce, sans préavis.
1.2 Tous les renseignements obtenus en lien avec la divulgation de conflit d’intérêts sont strictement confidentiels et ne seront utilisés que dans le cadre de la présente politique.
1.3 La vice-présidente Performance organisationnelle et services de gestion ou la présidente-directrice générale (si nécessaire) évaluera tous les formulaires de divulgation de conflit d’intérêts et déterminera si un conflit d’intérêts existe ou pourrait exister dans le futur et, le cas échéant, les solutions potentielles pour que l’affilié puisse continuer de remplir son devoir et ses responsabilités au sein d’ESC. La détermination par la vice-présidente Performance organisationnelle et services de gestion ou par la présidente-directrice générale sera sans appel.
1.4 L’affilié sera informé du résultat de l’examen et, s’il y a lieu, des étapes à suivre pour régler le conflit d’intérêts. Si l’affilié refuse de se conformer aux étapes nécessaires à la résolution du conflit, ESC peut décider de mettre fin à la relation avec lui.